Interview Magazine De Gun-factor

9 mei 2019 00:00

Naam: Joanna Bos
Functie: interimmanager inkoop- en contractmanagement
Hoeveel jaar inkoopervaring: meer dan 35 jaar, maar nooit te oud om te leren
Motto: als je het niet vraagt, krijg je het niet. Als je het niet probeert, weet je het niet

Hoe is in het algemeen de kwaliteit van offerteteksten?
"Veel offertes die ik onder ogen krijg, zijn erg algemeen en weinig toegespitst op de klant. Ook zie ik meestal maar weinig creativiteit en originaliteit. Daarbij zie ik wel duidelijke verschillen tussen leveranciers. Bedrijven met een professioneel tenderteam doen het aanmerkelijk beter dan het MKB. Over het algemeen geldt: hoe kleiner de organisatie, hoe lager de kwaliteit van de offerte".

Welke offerte is jou het meest bijgebleven en waarom?
"Helaas heb ik vooral voorbeelden van offertes die er negatief uitspringen. Leveranciers die vooral over zichzelf vertellen, die niet voldoen aan de gestelde vormvereisten of die teksten aanleveren vol taalfouten. Dat staat zo onverzorgd! Dan denk ik meteen: als je aan mij straks net zo weinig aandacht besteedt als aan deze offerte, dan heb ik jou liever niet als leverancier. Het hoeft van mij echt geen gelikt verhaal te zijn, maar begin alvast eens met mijn naam goed te spellen".

Welk advies zou je inschrijvers willen geven?
"Lever aan wat er gevraagd wordt: niet meer en niet minder, is een bestek of offerteaanvraag niet duidelijk, stel dan vragen tot het je wél duidelijk is. Dat geeft je echt een grotere kans van slagen. Vraag ook hulp als je er zelf niet uitkomt. Schakel een aanbestedingsexpert en een tekstschrijver in om je te ondersteunen. Zij kunnen je helpen om jouw ideeen perfect op papier te zetten".

De aanbestedende dienst weet vooraf al aan wie zij de opdracht willen gunnen.
"Nee, dat is niet zo. Als inkopers hebben wij geen voorkeur. We zoeken bij de gegeven specificaties de best mogelijke leverancier. Als we dat niet zouden doen, zou dat onherroepelijk leiden tot juridische procedures, risico's en imagoschade. We moeten bovendien onze uiteindelijke keuze goed kunnen motiveren".

Het draait toch alleen maar om de prijs
"Nee, integendeel! De laagste prijs leidt zelden tot de laagste kosten. Ik vind dat je juist vertrouwen moet tonen in de kunde van de leverancier, die vaak veel meer over een dienst of product weet dan jij. Bovendien werkt het 'uitwringen' van leveranciers averechts: de kwaliteit lijdt eronder en je krijgt de kosten die je denkt te besparen langs een andere weg toch gewoon op je bordje. Een goede inkoper kijkt daarom altijd naar het totaalplaatje en investeert in een prettige relatie".

Als inschrijvers liggen wij eruit als we ons niet aan de planning houden. 
De inkopende partij houdt zich eigenlijk vrijwel nooit aan de planning.
"Ja, dat moet ik helaas beamen. Ik werk zelf momenteel voor Defensie, een complexe organisatie met veel stakeholders en belangen. Dat leidt soms tot vertragingen in het inkoopproces. Daarnaast gebeurt het nog weleens dat een bestek onverwacht veel vragen oplevert bij een NvI. Dan kan de beantwoording daarvan zomaar langer duren dan verwacht. De intentie om de planning te halen is er zeker, maar de praktijk is soms weerbarstig".

Als inschrijvers worden we gevraagd om een SMART plan van aanpak te schrijven.
De offerteaanvraag is echter zelden SMART. Ook krijgen we geen concrete verduidelijking in de NvI.
"Ja, daar kan ik inkomen. Als inkopers doen we ons best om alles zo duidelijk mogelijk op te schrijven, maar inhoudelijk zijn wij afhankelijk van anderen. Bovendien weten onze leveranciers vaak veel beter hoe een dienst of product in elkaar zit. Daarom vragen wij ook om het SMART op te schrijven. Mijn tip: als iets onduidelijk is, vraag het dan in de NvI. Stel open vragen, vraag door en als je het dan nog steeds te vaag vindt: overweeg gerust om af te zien van deelname".

Wil je het volledige magazine met andere interviews lezen, kijk dan op https://www.salestaalent.nl/magazine